Kehadiran karyawan atau absensi sangatlah penting dalam perusahaan karena dapat mempengaruhi produktivitas dan kinerja karyawan. Bila perusahaan hanya memiliki beberapa karyawan, maka sangat mudah untuk melacak absensi pegawai tersebut. Tetapi, coba bayangkan jika perusahaan memiliki lebih dari 50 karyawan? Pastinya akan sangat merepotkan.
Padahal, pencatatan absensi sangatlah berguna untuk mengetahui proses kinerja karyawan yang akan berdampak pada penggajian. Untuk mengatasi masalah pencatatan absensi, umumnya perusahaan menggunakan software absensi pegawai .
Software Absensi menghadirkan beberapa manfaat dan kemudahan bagi perusahaan. Manfaat yang dapat dirasakan oleh perusahaan antara lain:
Melacak kemungkinan masalah kehadiran karyawan
Selain untuk mencatat kehadiran karyawan dengan akurat, sistem pada software khusus absensi akan mendeteksi penyelewengan atau penyalahgunaan jam kerja.
Memastikan karyawan dibayar sesuai jam kehadiran
Kehadiran karyawan sangat berpengaruh terhadap perhitungan gaji karyawan. Karyawan yang melakukan lembur pun akan mudah terdeteksi sehingga akan menerima kompensasi dari lemburnya ketika gajian tiba.
Meningkatkan produktivitas karyawan
Software absensi memfasilitasi karyawan untuk mengajukan permohonan cuti maupun izin sakit. Kemudahan dalam pengajuan tersebut akan membuat kinerja karyawan jauh lebih produktif.
Membuat keputusan terhadap karyawan lebih baik
Karena pencatatan dilakukan secara real time, maka akan terlihat langsung karyawan mana saja yang datang terlambat dan bagaimana imbas keterlambatan terhadap produktivitas. Ketika pencatatan data kehadiran berlangsung akurat dan lengkap, perusahaan akan lebih gampang dalam membuat keputusan menyangkut karyawan.
Seperti yang diketahui, sistem absensi perusahaan digunakan untuk mempermudah perusahaan melakukan pendataan kehadiran karyawan di perusahaan. Namun, tidak semua perusahaan mempunyai sumber daya internal yang memadai untuk membangun sistem pendataan absensi yang memadai. Akhirnya perusahaan memilih untuk menggunakan jasa konsultasi layanan penyedia software absensi.
7 Hal yang Harus diperhatikan Saat Ingin Memilih Software Absensi
Ada banyak sekali penyedia layanan di luar sana dengan penawaran yang beragam. Perusahaan harus jeli memilih konsultan pelayanan yang menyediakan sistem terbaik untuk keperluan pencatatan dan pendataan absensi pegawai. Apa saja yang harus diperhatikan?
Tampilan Antar Muka dan Penggunaan Bahasa
Tampilan atau antarmuka harus dirancang sesederhana mungkin dengan dukungan bahasa yang mudah dimengerti. Biasanya, beberapa software tertentu memiliki tampilan antar muka dan bahasa yang terlalu “komputer” sehingga sulit dipahami oleh staff Human Resources. Dengan tampilan antar muka dan bahasa yang mudah dipahami akan mempercepat staff menggunakan software tersebut.
Fitur yang Komplit
Dalam mendata absensi pegawai terdapat komponen tertentu yang tak akan sama dengan karyawan lainnya seperti jam kerja, nomor induk karyawan, dan lain-lain. Fitur-fitur canggih pada sistem absensi akhirnya akan mengolah banyaknya komponen karyawan yang berbeda.
Sistem Perhitungan Akurat
Pendataan kehadiran karyawan secara manual akan memakan banyak waktu. Apalagi jika perusahaan memiliki banyak karyawan. Perhitungan untuk tiap-tiap karyawan wajib dilakukan dengan akurat. Untuk hal ini, perusahaan perlu memastikan bahwa sistem absensi yang dipilih handal dan mampu mencatat kehadiran karyawan dengan hati-hati dan tepat bahkan dalam menit atau detik tertentu.
Jaminan Keamanan Data
Selain memeriksa kecepatan dan ketepatan, perusahaan juga harus mempertimbangkan jaminan keamanan yang ditawarkan. Semua data yang perusahaan yang tersimpan patut dilindungi dari akses orang tak berkepentingan, kehilangan data akibat kesalahan sistem, maupun peretasan dari pihak eksternal perusahaan.
Sistem Dapat Diperbarui
Perubahan perkembangan keuangan perusahaan dapat pula mempengaruhi data absensi. Misal ketika perusahaan semakin besar dan proses bisnis kian rumit sehingga perusahaan menambah jumlah karyawan. Jumlah komponen absensi tentu akan ikut bertambah sehingga aplikasi absensi pegawai harus diperbaharui jumlah karyawannya untuk menghasilkan pencatatan dan penyimpanan data yang akurat.
Dipercaya Banyak Klien
Bila software absensi telah dipercaya dan digunakan banyak perusahaan, dapat disimpulkan bahwa software tersebut telah mendapat kepercayaan dari banyak pelanggan karena telah menghasilkan dan merancang sistem yang berkualitas.
Dirancang Tenaga Ahli
Kriteria terakhir yang perlu perusahaan pertimbangkan adalah dukungan layanan dan teknisi yang ditawarkan. Pastikan software yang ditawarkan didukung tim profesional yang siap membantu jika perusahaan memiliki masalah dengan penggunaan sistem. Maka software terhindar dari error atau bug ketika dijalankan.
Demikian penjabaran kiat memilih software absensi pegawai untuk perusahaan. Talenta adalah pilihan tepat bagi perusahaan dalam memilih software absensi. Sistem yang disediakan Talenta dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan fitur komplit dan jaminan data didukung keamanan berlapis.